Schichtplanung & Urlaub

Ein Pflegeheim läuft rund um die Uhr. Über 📅 Schichtplan (im Personal-Menü) teilst du dein Team in Schichten ein – manuell oder vollautomatisch durch die PDL. Dazu kommen Krankheit und Urlaub, die die Verfügbarkeit beeinflussen.

Die drei Pflege-Schichten decken die Betreuung der Bewohner rund um die Uhr ab. Für jede gilt die gesetzliche Mindestbesetzung: mindestens eine Pflegefachkraft muss anwesend sein (siehe Personalbemessung).

Der Tagdienst ist für alle Nicht-Pflege-Rollen gedacht – Hausmeister/in, Verwaltungskraft, Koch/Köchin, Reinigungskraft, Therapeut/innen, Sozialdienst usw. Diese arbeiten typischerweise von Montag bis Freitag tagsüber.

Stellst du eine Pflegedienstleitung (PDL) ein, schaltest du den Auto-Plan frei:

• Plant die nächsten 3 Monate im Voraus.
• Verteilt die Pflege-Schichten fair (wer wenig Schichten hat, kommt zuerst dran).
• Plant Nicht-Pflege-Rollen automatisch in den Tagdienst (Mo–Fr).
• Berücksichtigt Krankheit und Urlaub – wer nicht verfügbar ist, wird nicht eingeplant.
• Überschreibt nur die automatisch erstellten Schichten – deine manuellen Einträge bleiben erhalten.

Ohne PDL planst du manuell: Klick auf + in einer Zelle und wähle den Mitarbeiter.

Mitarbeiter können krank werden (z. B. saisonale Grippewellen im Winter). Während der Krankheit sind sie nicht einsatzfähig und werden im Plan als „(krank)“ angezeigt. Die Lohnfortzahlung läuft weiter – plane also einen Puffer ein.

Jeder Mitarbeiter hat einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Im Mitarbeiter-Profil trägst du unter 🏖️ Urlaub einen Zeitraum ein (Startdatum + Tage):

• Die Tage werden vom Jahresanspruch abgezogen (Anzeige des Resturlaubs).
• Während des Urlaubs ist die Kraft nicht einplanbar (im Plan als „(Urlaub)„ markiert).
• Urlaub erholt: die Stimmung des Mitarbeiters steigt – wichtig gegen Burnout.
• Der Anspruch wird zu jedem Jahreswechsel zurückgesetzt.

Dein Team ist lebendig: An jedem Spieltag können einzelne Mitarbeiter ausfallen oder das Heim verlassen. Gute Führung – ausreichend Personal, Urlaub, gute Stimmung – hält diese Ereignisse selten.

Mitarbeiter melden sich gelegentlich krank und fallen dann mehrere Tage aus (normal 2–5 Tage, in der Grippesaison (Nov–Feb) 4–10 Tage – und deutlich häufiger). Während der Krankschreibung sind sie nicht einplanbar und zählen nicht zur Pflegekapazität – das Gehalt läuft weiter (Entgeltfortzahlung). Zuverlässige Kräfte werden etwas seltener krank. Im Schnitt fehlt jede Kraft rund 2–3-mal pro Jahr.

Unzufriedene oder dauerhaft überlastete Mitarbeiter (sehr niedrige Stimmung oder zu viele Überstunden) können von sich aus kündigen. Wer sein Team gut behandelt – genug Personal, Urlaub, keine Dauer-Überstunden – erlebt das praktisch nie.

Sehr unzuverlässige Mitarbeiter (niedrige Zuverlässigkeit) bleiben in seltenen Fällen einfach unentschuldigt fern – ohne Krankmeldung. Das kostet einen Arbeitstag, belastet das Team und drückt die Stimmung der betreffenden Person zusätzlich. Achte schon bei der Einstellung auf die Zuverlässigkeit (Sterne).

Bleibt ein:e Mitarbeiter:in lange im Team, wird am Jahrestag der Einstellung das Dienstjubiläum gefeiert – ein Stimmungsschub, der wiederum Kündigungen vorbeugt. Gute Führung und niedrige Fluktuation zahlen sich so doppelt aus.

Über 🥐 Team-Events (im Personal-Menü) zeigst du deinem Team Wertschätzung – Teamfrühstück, Wertschätzungsprämie, Sommerfest oder Betriebsausflug. Jede Aktion kostet SG und hebt sofort die Stimmung aller Mitarbeitenden, was Kündigungen vorbeugt. Danach gilt ein kurzer Cooldown.

1. Eine PDL spart enorm Zeit – plane mit ihr 3 Monate auf einen Schlag.
2. Halte eine Personalreserve, um Krankheit und Urlaub abzufedern.
3. Verteile Urlaube über das Jahr, statt alle in die gleichen Wochen zu legen.
4. Genug Personal verhindert Überstunden und damit Burnout-Kündigungen.

Neben der gesetzlichen Mindestbesetzung (mind. 1 Fachkraft je Pflege-Schicht) zählt jetzt die tatsächliche Besetzung pro Schicht. Jede Pflege-Schicht hat einen Soll-Wert, der sich nach der Bewohnerzahl richtet:

In der Schichtplan-Tabelle zeigt jede Zelle Ist / Soll an (rot = unterbesetzt, grün = gedeckt, blau = überbesetzt).

Folgen:

• Unterbesetzte Schichten senken täglich die Zufriedenheit der Bewohner (je unterbesetzter Schicht).
• Sind alle Pflege-Schichten eines Tages gedeckt, gibt es einen kleinen Zufriedenheits-Bonus.
• Anhaltende Unterbesetzung über den Monat erhöht das Notfallrisiko beim monatlichen Notfall-Check – je höher die Unterbesetzungs-Rate, desto stärker (bis +60 %).

• Personalbemessung (PeBeM)
• Berufe & Personal
• Fortbildung & Weiterbildung
• Heim-Cockpit & Risiken

• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) § 3 – Dauer des Urlaubs
• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) § 3 – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales — Urlaub
• pflege.de — Arbeitszeiten & Schichtdienst in der Altenpflege